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Die Herausforderung der digitalen Buchhaltung für Steuerberater und Mandanten

Hinsichtlich einer besseren Buchhaltung und Verwaltung bleibt das immense Potential der Digitalisierung weitestgehend ungenutzt. Dabei würden besonders Steuerberater und Mandanten von einer digitalen Lösung für den Umgang mit Belegen und Rechnungen profitieren.

Die Herausforderung der digitalen Buchhaltung für Steuerberater und Mandanten

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Monat für Monat treffen unzählige Buchhaltungsordner in den Steuerbüros des Landes ein und der „Papierkrieg“ beginnt. Und das obwohl der Begriff „Digitalisierung“ das Schlagwort unserer Zeit ist, Unternehmen sich auf die Fahne schreiben das papierlose Büro Wirklichkeit werden zu lassen und die Möglichkeiten des digitalen Wandels nutzen wollen um sich zukunftssicher aufzustellen. Trotzdem befinden sich in den besagten Ordnern Berge an Papier: Kassenbons, Quittungen, Tankbelege – eben alles was man braucht um seine Ausgaben vor dem Finanzamt auszuweisen. 

Aufwendige Handarbeit im digitalen Zeitalter

Um all diese Zettel, Abschnitte und Blättchen zu digitalisieren, muss jeder einzelne Beleg angefasst und von Hand sortiert, gescannt und eingetragen werden. Ein mühsames Unterfangen, denn oft meint der Mandant es gut und tackert die Belege zusammen. Auch sind die Belege häufig zerknittert oder aufgrund von verblassendem Thermopapier nur schwer zu lesen. So steht vor dem Einscannen die Bearbeitung der Belege, damit sie überhaupt vom Gerät erkannt und einzeln verarbeitet werden können. Eine Tätigkeit, die Buchhalter und Steuerberater von ihrer eigentlichen Arbeit abhält und so wertvolle Arbeitszeit kostet. 

Doch wer soll sich sonst darum kümmern? Zwar gibt es Dienstleister, die Papierbelege im Auftrag digitalisieren, doch ist dies ein zusätzlicher Kostenfaktor, der zwar an den Mandanten weitergegeben werden könnte, doch die Wahrscheinlichkeit, dass er bereit ist  für diesen zu zahlen, ist eher gering. Schließlich hat er mit der Abgabe der Belege dem Steuerberater gegenüber seine Schuldigkeit getan. Warum für etwas zahlen, was in seinen Augen für das Steuerbüro zwar praktisch ist, für ihn selbst jedoch keinen Nutzen hat.

Fehleranfälliger Prozess: Belege manuell digitalisieren

Manche Steuerberater gehen deshalb dazu über, das Einscannen der Belege dem Mandanten zu übergeben. Im Prinzip eine gute Lösung, denn so erhält die Buchhaltung die notwendigen Belege sofort digital. Kein Zettelchaos mehr, die Belege können den jeweiligen Buchungen problemlos zugeordnet und beigestellt werden. Doch gibt es klare Richtlinien wie ein Beleg gescannt werden muss, damit er auch eine eingehende Prüfung besteht. Zunächst ist da die Qualität des Scans.

Diese muss die optimale Lesbarkeit der Quittung gewährleisten, was jedoch nur durch einen wirklich hochwertigen Scanner zu erreichen ist. Eine Investition, die sich nicht für jedes Unternehmen lohnt. Darüber hinaus müssen auch das korrekte Dateiformat, das Erstellungsdatum des Belegs sowie dessen Originärität beachtet werden. Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen zudem unveränderbar sein und dementsprechend aufbewahrt werden. Wie dies auszusehen hat und was genau unveränderbar bedeutet erklären die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Aus dieser Perspektive betrachtet, stellt es für die meisten Unternehmen eine große Herausforderung dar, die Digitalisierung ihrer Dokumente und Belege selbst zu übernehmen. Das Fehlerpotenzial ist hoch und um alle Bedingungen korrekt zu erfüllen, ist ein gewisses technisches Verständnis notwendig. Aus diesem Grund sehen viele Steuerbüros davon ab, die Aufgabe des Einscannens an ihre Mandanten zu übertragen und versuchen weiterhin selbst dem aufwendigen Akt der Belegdigitalisierung Herr zu werden. Dabei gibt es eine Lösung, die für alle Seiten gleichermaßen praktisch ist. 

Belege digital von Anfang an

Mit der App admin hat das Unternehmen A & G einen Weg gefunden mit dessen Hilfe papierbasierte Kassenzettel künftig komplett verschwinden könnten. Verwender der Anwendung können sich den Bon direkt auf ihr Smartphone senden lassen. Der Druck des Belegs wird damit hinfällig. Das schont die Umwelt und spart gleichzeitig Zeit, Geld und Nerven. Das Ganze funktioniert per NFC, was bedeutet, dass für die Kommunikation zwischen Kasse und App nicht mal WLan oder ein mobiles Datennetz zur Verfügung stehen müssen. In einer datensicheren Cloud werden alle Quittungen gespeichert, können dort sortiert, individuell zugeordnet und auf Wunsch auch versendet werden – zum Beispiel an die Buchhaltung oder den Steuerberater. Dies macht die Ablage übersichtlicher und reduziert den Arbeitsaufwand im Steuerbüro enorm. Durch die Verwendung von digitalen Kassenzetteln müssen zudem keine hoch qualifizierten Mitarbeiter mehr für profane Scan- und Ablageprozess eingesetzt werden, sondern können sich zum Vorteil ihrer Mandanten komplexeren Themen widmen. 

Quellen:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile