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ein bewirtungsbeleg in der gastronomie
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Die Anforderungen an digitale Bewirtungsbelege

Was muss ein Bewirtungsbeleg genau aussagen und inwiefern hat die digitale Version das Potenzial den gedruckten Beleg zu ersetzen?

Die Anforderungen an digitale Bewirtungsbelege

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Geschäftsessen gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Bei Lunch oder Dinner werden Projekte geplant und Verträge abgeschlossen. Das gemeinsame Essen dient dem Kennenlernen ebenso, wie der Festigung und Vertiefung der Geschäftsbeziehungen. Aus diesem Grund können die Kosten für solche Termine mit dem Bewirtungsbeleg auch steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings müssen dabei einige Rahmenbedingungen eingehalten werden, denn nicht jeder Besuch in einer Gastronomie, der während der Arbeitszeit stattfindet, wird vom Finanzamt akzeptiert.

Möchte man seine Bewirtungskosten absetzen, muss zunächst deutlich werden, dass der betreffen Besuch in der Gastronomie auch wirklich im Zusammenhang mit einer unternehmerischen Tätigkeit stand. Außerdem muss die Höhe der Kosten angemessen sein. Was das genau bedeutet, entscheidet schlussendlich das Finanzamt. Abgesetzt werden können generell nur 70 Prozent der Ausgaben. Was allerdings in voller Höhe geltend gemacht werden kann, ist die Vorsteuer. Damit das Finanzamt einen klaren Einblick in all diese Punkte bekommt, gibt es den Bewirtungsbeleg. Bisher wird dieser zumeist in gedruckter Form ausgehändigt, und das obwohl auch digitale Bewirtungsbelege akzeptiert – vorausgesetzt die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben sind korrekt und vollständig darauf vermerkt. Was genau dort stehen muss, ist von der Höhe der Ausgabe abhängig.

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Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer)

Auf den sogenannten Kleinbetragsrechnungen muss die bewirtende Gastronomie folgende Daten vermerken: den vollständigen Namen und die Anschrift der Lokalität, das Rechnungsdatum und eine konkrete Auflistung der konsumierten Speisen und Getränke, inklusive der Einzelpreise. Dabei ist darauf zu achten, dass auch wirklich identifiziert werden kann, was gegessen und getrunken wurde und was die einzelnen Posten kosten. Eine Gesamtsumme oder Sammelbezeichnungen reichen nicht aus. Den Abschluss bildet der Gesamtpreis. Dabei ist es egal, ob brutto und netto einzeln aufgeschlüsselt werden oder ob dort nur der Bruttobetrag plus Angabe des Steuersatzes steht.

Bewirtungsbelege mit Rechnungsbeträgen über 250 Euro

Bei Rechnungsbeträgen über 250 Euro kommen zu den obenstehenden noch folgende Angaben hinzu: der genaue Rechnungsempfänger, die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Inhabers der Gastronomie und das Leistungsdatum. Außerdem muss der Beleg eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen und der Nettobetrag sowie der konkrete Umsatzsteuerbetrag müssen ausgewiesen sein.

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Vorteil für Gast und Gastronomie: der digitale Bewirtungsbeleg

Der Gesetzgeber fordert, dass der Beleg maschinell durch eine Registrierkasse erstellt wird. Ob der Bewirtungsbeleg jedoch in Papierform oder digital vorliegt, ist egal. Solange die relevanten Daten auf dem Dokument verzeichnet sind, werden beide Formen akzeptiert. Schon alleine deshalb, weil die auf Thermopapier gedruckten Belege bereits nach kurzer Zeit verblassen und Steuerbüros längst dazu übergegangen sind, die haptischen Belege zu digitalisieren. Erstellt man den Bewirtungsbeleg von Anfang an digital, spart man sich diesen Schritt, gewinnt Zeit für andere Aufgaben und schont gleichzeitig Ressourcen. Auch können die Kassierabläufe für die Mitarbeiter der Gastronomie optimiert und schneller gestaltet werden.

bewirtungsbeleg wird digital

Der digitale Bewirtungsbeleg als erster Schritt zum papierlosen Quittieren in der Gastronomie

Ganz auf Papier verzichtet werden kann beim Bewirtungsbeleg jedoch noch nicht. Schuld sind die gesetzlichen Vorgaben, die handschriftliche Ergänzungen fordern. So müssen folgende Angaben nachträglich ergänzt werden: die Namen aller Teilnehmer des Essens inklusive des Bewirtenden. Die genaue Bezeichnung des Grundes der Bewirtung in der betreffenden Gastronomie sowie die Unterschrift des Steuerpflichtigen.

Der digitale Bewirtungsbeleg als Ergänzung digitaler Buchhaltung

Trotz dieser zusätzlichen Anforderungen stellt der digitale Bewirtungsbeleg eine optimale Ergänzung der digitalen Buchhaltung dar. Gerade in Zeiten des Mobile Payments, das vor allem deshalb so beliebt ist, weil es den Bezahlvorgang deutlich verkürzt und ganz ohne Bargeld oder zusätzliche Karten auskommt. Gedruckte Kassenzettel und Co. passen nicht in dieses Konzept. Wünschenswert wäre, wenn die Vorteile des digitalen Zahlens und Quittierens künftig auch in den Vorgaben der Finanzämter Niederschlag fänden – sodass in Zukunft auch in der Gastronomie komplett auf gedruckte Belege verzichtet werden kann.