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E-Rechnungsverordnung Gesetz und Belegausgabepflicht für Unternehmen
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Die elektronische Rechnung wird ab 2020 Pflicht

Das EU-Gesetz sorgt für weniger Verwaltungsaufwand und für mehr Nachhaltigkeit.

Die elektronische Rechnung wird ab 2020 Pflicht

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Während sich die Bundesregierung mit der im nächsten Jahr in Kraft tretenden Belegausgabepflicht von einer nachhaltigen und zukunftsweisenden Lösung für das Problem der Ressourcenverschwendung entfernt, erscheint ein anderes Gesetz als Lichtblick im Kampf gegen das Papierchaos: die E-Rechnungsverordnung. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung soll ab dem 27. November 2020 vollständig greifen, was bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt keine Papierrechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber gestellt werden dürfen. 

EU-Gesetz zur elektronischen Rechnung soll vieles einfacher machen

Das Gesetz ist europaweit gültig und wurde in vielen Ländern bereits vor dem offiziellen EU-Beschluss durch das Europaparlament flächendeckend umgesetzt. So gehört die elektronische Rechnung in Dänemark seit 2005 zum Alltag, Schweden und Finnland folgten 2008 und 2010, während Italien und Österreich zeitgleich mit dem Beschluss des Gesetzes im Jahr 2014 mit der Implementierung begannen.

Doch warum trifft die E-Rechnungsverordnung im Gegensatz zu anderen Gesetzen auf so großen Zuspruch? Ganz einfach: die elektronische Rechnung spart Zeit, senkt den Verwaltungsaufwand, spart Papier und ist auch in kleinen Unternehmen relativ einfach umsetzbar. Zudem werden Kosten gespart, da Arbeitsabläufe standardisiert und automatisiert werden können. Hinzu kommt, dass diese Art der Rechnung nur elektronisch archiviert werden darf. Damit gehört die Papierablage mit Aktenordnern und Umlaufmappen der Vergangenheit an. Davon profitieren Empfänger und Rechnungssteller gleichermaßen. 

Ein Gesetz mit Benefits: Mit der elektronischen Rechnung zu mehr Effizienz und Nachhaltigkeit

Auch die Umwelt gewinnt, denn der Bedarf an Papier im Rechnungswesen sinkt deutlich. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (kurz FERD) macht dies an einem Beispiel deutlich: 2000 Papierrechnungen pro Arbeitstag sind am Ende des Monats ein Baum. ¹ Damit teilt das Gesetz zur elektronischen Rechnung einen Ansatz, den auch die Kassenzettelapp admin verfolgt. Durch die Möglichkeit des digitalen Quittierens per Smartphone können pro Jahr riesige Mengen an Papier eingespart werden. Allein in Europa ist eine Ersparnis von rund 200.000 Tonnen jährlich möglich. Papier, das allein für die Produktion von Kassenzetteln gebraucht wird, von denen ein Großteil schnell im Müll verschwindet.

Elektronisch ist nicht gleich Richtlinienkonform: Gesetz kommt mit genauen Vorgaben

Die Vorteile liegen auf der Hand, allerdings ist es mit dem Einscannen einer Papierrechnung (was den ökologischen Aspekt negiert), einem simplen PDF oder einem Bild der Rechnung nicht getan. Auch wenn die Dokumente in dieser Form digital vorliegen, handelt es sich nicht um eine elektronische Rechnung entsprechend der EU-Richtlinien. Eine Kombination mit anderen Elementen ist laut Gesetz jedoch möglich, solange die geforderten strukturierten Daten enthalten sind. Zu den Letztgenannten gehören strukturierte Datenformate wie XRechnung, EDI oder XML. Diese können mit Elementen, bestehend aus unstrukturierten Datenformaten wie tif-, jpg- oder pdf kombiniert werden. Von vornherein als Hybrid angelegt sind die Datenformate PDF/A3 und ZUGFeRD. Zusammenfassend kann jedoch gesagt werden, dass alle möglichen Datenaustauschstandards verwendet werden dürfen, solange die allgemeinen Anforderungen der EU-Norm erfüllt sind. ² Bevorzugt wird allerdings das Format XRechnung, gefolgt von ZUGFeRD. Die Übertragung der elektronischen Rechnung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, zum Beispiel per Mail, elektronischer Post (E-Post), Download aus dem Web oder Faxserver. 

Dieses Beispiel zeigt, dass auch kleine Unternehmen von den vielen Vorteilen der Digitalisierung profitieren können. Voraussetzung ist eine gewisse Neugier sowie der Willen am POS auch mal etwas Neues auszuprobieren. Dabei muss Tradition keinesfalls in Konkurrenz mit Zukunftsdenken stehen. Wer offen für Input von außen ist und sich in Bereichen die außerhalb der eigenen Kompetenz liegen auf die Hilfe von Experten verlässt hat bereits die wichtigsten Schritte getan, das eigene Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen. 

Quellen:

1.https://www.ferd-net.de/erechnung446/vorteile/index.html

2.https://www.erechnung.gv.at/files/IKTKonG.pdf