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Homeoffice: Hardware bis Datenschutz

Von Hardware bis Datenschutz: Was gibt es bei der Einrichtung des Homeoffice beachten?

Homeoffice: Hardware bis Datenschutz

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Lange haben sich viele Arbeitgeber geweigert ihren Mitarbeitern die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglicht. Entweder aus Angst vor mangelnden Kontrolle oder um die dafür notwendigen Investition in die firmeneigene IT-Infrastruktur sowie in zusätzliche Ausstattung zu vermeiden. Nun jedoch bleibt auch diesen Unternehmen nichts anderes übrig, wenn sie das Tagesgeschäft am Laufen halten wollen. Aber auch die Mitarbeiter, die sich trotz bestehendem Angebot kein Homeoffice einrichten wollten, müssen über ihren Schatten springen.

Ein Homeoffice einrichten und produktiv arbeiten

Die momentane Situation ist eine Chance die Attraktivität des digitalen Arbeitens für sich zu entdecken. Allerdings bringt dies auch einige Herausforderungen mit sich. Denn nicht jeder ist automatisch auf die neuen Bedingungen eingestellt und muss sich zunächst sein Homeoffice einrichten. Doch was braucht es, um produktiv von Zuhause aus zu arbeiten? Was ist in Sachen Datenschutz zu beachten und wie vernetzt man sich mit Kollegen über die Ferne? Was können Arbeitgeber tun, um ihren Angestellten den Einstieg in die Heimarbeit zu erleichtern?

Die Basics beim Homeoffice einrichten

Wer sich ein Homeoffice einrichten will, benötigt zunächst die grundsätzlichen Basics. Dazu gehören ein PC oder Laptop sowie eine stabile Internetverbindung. Wer sonst viel am stationären PC arbeitet und Zuhause nur einen Laptop bzw. ein Notebook zur Verfügung hat, sollte einen Monitor anschließen. Die Größe eines mobilen Bildschirms kann auf Dauer zu gering sein. So werden auf einem Notebook-Bildschirm nicht alle Inhalte vollständig angezeigt (man muss ständig scrollen) oder sie sind deutlich kleiner dargestellt, was den Augen und der Konzentration schadet. Zudem ist es kaum möglich, eine rückenschonende Haltung anzunehmen. Mit einem zusätzlichen Monitor, eventuell sogar einer externen Tastatur und Maus kann man das Homeoffice so einrichten, dass es dem im Büro ergonomisch nahekommt.

Die Pflichten des Arbeitgebers beim Homeoffice einrichten

Ein Homeoffice einrichten bedeutet nicht zwingend, dass man auf seine eigene Hardware zurückgreifen muss. Im Sinne des Bundesamts für Sicherheit (BSI) sollte es sogar eine strikte Trennung zwischen privaten und beruflichen Geräten geben. Optimal gelöst ist das Ganze, wenn der Arbeitgeber die Hardware zur Verfügung stellt. Der Arbeitnehmer muss sich im Gegenzug dazu verpflichten, diese nur im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit zu nutzen. Diese Bereitstellung funktioniert jedoch nicht immer. In solchen Fällen kann der Mitarbeiter sich die entsprechende Hardware auch selbst anschaffen und der Firma in Rechnung stellen. Zudem können anteilige Kosten zum Beispiel für Ausdrucke, Strom und Internet berechnet werden. Auch muss die Firma dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer die Programme nutzen kann, die für die Ausübung seiner Tätigkeit notwendig sind (z. B. Photoshop, Office-Lösungen, etc).

Wie wichtig ist der Datenschutz beim Homeoffice einrichten?

Wenn der Heimarbeitsplatz soweit ausgestattet ist, stellt sich die Frage, wie man an die notwendigen Daten kommt. Die Mitnahme per Speichermedium ist selten eine Option. Bestimmte Datensätze werden von mehreren Mitarbeitern genutzt, weshalb jeder stets auf die aktuelle Version zugreifen muss. Vieles darf auch aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht extern gespeichert werden. Generell muss dem Thema Datenschutz beim Homeoffice einrichten besondere Aufmerksamkeit geschenkt werde. Da zurzeit viele Heimarbeitsplätze kurzfristig entstehen und nicht jedem die Sicherheits- und datenschutzrechtlichen Grundlagen bekannt sind, hat das BSI vor Kurzem ein aktualisiertes Merkblatt mit „Tipps zum mobilen Arbeiten“ herausgegeben. 

Ein sicheres Homeoffice einrichten per VPN-Verbindung

Will man ein Homeoffice einrichten, das annähernd die gleichen arbeits- und sicherheitstechnischen Voraussetzungen erfüllt wie der Büroplatz, braucht es eine sichere Vernetzung zwischen Firmenserver und heimischem PC. Hier bietet sich ein virtuelles privates Netzwerk, eine sogenannte VPN-Verbindung an. Sie schafft einen geschützten Zugang von außen. Der heimische Rechner wird vom Firmensystem so behandelt, als würde er physisch im Büro stehen. Dieser „Tunnel“ garantiert einen verschlüsselten, abgesicherten Datenverkehr. Mit Unterstützung des firmeneigenen IT-Verantwortlichen kann eine solche Verbindung schnell hergestellt werden. Neben diversen Office-VPN-Programmen (zB Open VPN), kann man sich auch direkt über die Einstellungen der Betriebssysteme Windows oder MacOS verbinden. 

Auch nach dem Homeoffice einrichten im Team arbeiten

Bisher entschieden sich viele unter anderem deshalb gegen das Homeoffice einrichten, weil sie befürchteten, nicht mehr im Team arbeiten zu können. Dabei ist ein Face-to-Face-Austausch mit entsprechenden Programmen problemlos möglich. Allerdings ist auch hier wichtig, darauf zu achten, welchen Dienst man verwendet. Nicht jeder Anbieter erfüllt die strengen Anforderungen des BSI. Als Faustformel gilt, dass Dienste mit einer „Ende zu Ende“-Verschlüsselung einen relativ hohen Sicherheitsstandart besitzen. Zudem sollte man darauf achten, wo die Server der jeweiligen Anbieter stehen, da der Standort das Datenschutzniveau vorgibt. Während sich der Sitz des zuletzt in die Kritik geratenen Videokonferenzanbieters Zoom in den USA befindet, stehen die Server von Wire in der Schweiz. Dort gelten die strengen Datenschutzrichtlinien der EU.

Gleiches für die beliebten Instant-Messangern. Diese werden auch im beruflichen Umfeld gerne genutzt, da mit ihnen schnell und unkompliziert Daten ausgetauscht werden können. Darunter befinden sich jedoch häufig auch sensible Informationen. Deshalb sollte man auf keinen Fall einen rein privaten Messenger, wie zum Beispiel WhatsApp nutzen. Eine Alternative ist Threema Work. Wie beim Video-Konferenz-Tool Wire, hat das Unternehmen seinen Sitz in der Schweiz.

Quellen:

1. https://www.capital.de

2. https://www.bsi.bund.de

3. https://www.netzpiloten.de

4. https://www.fr.de

5. https://www.aktiv-online.de