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Wie sieht die ideale Kassensoftware aus?

Viele Fragen, viele Antworten: Bei der Anschaffung der passenden Software gibt es einiges zu bedenken.

Wie sieht die ideale Kassensoftware aus?

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Die Frage nach dem passenden Kassensystem kann sich als schwierige Entscheidung erweisen. Umso mehr, als dass es mit der Auswahl des Systems nicht getan ist: Es ist die Kassensoftware, die darüber entscheidet, ob das Kassieren zu einem einfachen Ablauf oder Ärgernis wird. Denn wenn Kasse und Software nicht zusammenpassen oder Letztere nicht den Anforderungen der Branche entspricht, in der sie zum Einsatz kommt, kann der Kassiervorgang schnell zum Zeitfresser werden.

Deshalb sollte man sich vor der Anschaffung genau überlegen, was beide leisten sollen und welche Aufgaben sie möglicherweise später zusätzlich mit übernehmen sollen. Diese Art des Vorausdenkens ist wichtig, denn kaum etwas ist aufwendiger als ein Wechsel von System und Software im laufenden Betrieb. Wer sich einmal an die Bedienung einer Variante gewöhnt hat, wird es immer schwer haben, sich umzustellen. Besonders, wenn es schnell gehen muss, um den laufenden Betrieb nicht zu lange zum Stillstand zu bringen. Damit es gar nicht erst zu solch einem Szenario kommt, gibt es im Folgenden eine kurze Übersicht der grundsätzlichen Fragen, die man sich bei der Anschaffung einer Kassensoftware stellen sollte.

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Einige allgemeine Fragen zur Kassensoftware

  • Ist es möglich, ein Warenwirtschaftssystem anzubinden?
  • Kann die Benutzerfläche individualisiert werden?
  • Gibt es Optionen wie Storno, Rabatt, Gutscheinkauf und -verkauf, Personalkauf, die Möglichkeit Preise frei einzugeben, etc.?
  • Werden von der Kassensoftware Statistiken erstellt und sind die darin enthaltenden Informationen sinnvoll? 
  • Können EC-Karten-Leser angeschlossen werden? Gibt es die Möglichkeit das digitale Quittieren zu integrieren? (Zum Beispiel über die admin App, die einen NFC-Scanner benötigt, über den der Bon direkt auf das Smartphone des Nutzers gesendet wird).
  • Welche weiteren Endgeräte können angeschlossen werden? (Tablet, Smartphone, etc.)
  • Gibt es einen Trainingsmodus, mit dem neue Mitarbeiter in das System eingearbeitet werden können? (Dieser bietet auch die Möglichkeit, die Kassensoftware vor dem endgültigen Erwerb zu testen).
  • Bleiben die Daten im Haus oder werden sie in einer Cloud gespeichert? 
  • Bietet der Anbieter eine kostenfreien Support?
  • Verfügt die Kassensoftware über eine Datenaustauschschnittstelle, die konform mit DATEV ist? (Wichtig für den Steuerberater)
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In welcher Branche soll die Kassensoftware eingesetzt werden?

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen an das, was eine Kassensoftware leisten muss. So kann zwischen Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie und Dienstleistungssektor unterschieden werden. Bei den Produkten, die speziell für den Einzelhandel entwickelt wurden, kommen neben der Kassierfunktion häufig noch ein Warenwirtschaftssystem und eine Buchhaltungssoftware hinzu, die direkt mit der Kasse verbunden sind. Manche Anbieter lassen zudem die Vernetzung mit einem Onlineshop zu, sodass dort getätigte Einkäufe gleich mit abgewickelt werden.

Die Gastronomie stellt die höchsten Anforderungen an eine Kassensoftware. Nirgends gibt es mehr Spezialfälle und Sonderwünsche als hier. Das gilt sowohl für den Kunden – den Gastromen – als auch für seine Gäste. Diese haben oft spezielle Wünsche bei der Zusammenstellung ihrer Speisen (was sich auf den Preis des Gerichts niederschlägt) oder wollen in bestimmten Stückelungen bezahlen (zusammen, einzeln, etc.). Auch die Größe und der Schwerpunkt der Gastronomie (Imbiss, Restaurant, Bar, Selbstbedienung, etc.) ist ausschlaggebend dafür, was die Kassensoftware können muss.

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Beispiele für die besonderen Ansprüche an einer Kassensoftware im Bereich Hotellerie sind mögliche Anbindungen zu bestehenden Hotel-Softwareprogrammen und Schnittstellen zu weiteren Bereichen. Ebenso variantenreich wie die Gastronomie ist auch der Dienstleistungssektor, unter den die unterschiedlichsten Bereiche zusammengefasst werden. Diese reichen von der Kfz-Werkstatt bis zum Kosmetikstudio. Integrierte Terminvereinbarungs- sowie Buchungsoptionen finden sich in diesen spezialisierten Kassensoftwares ebenso, wie die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lieferanten.

Viele der Angebote in Sachen Kassensoftware sind inzwischen modular gestaltet, sodass bei Erwerb der passenden Grundfunktion jederzeit weitere Optionen hinzugebucht werden können.

Kassensoftware und die Richtlinien des Gesetzgebers

Bei allen Funktionen, Zusatzmöglichkeiten und der größten Leistungsfähigkeit muss eine Kassensoftware IMMER einen Punkt erfüllen: Sie muss konform mit dem Finanzamt sein. Das bedeutet, dass mit ihr die Richtlinien der GoBD ¹ (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) umgesetzt werden. Hinzu kommen die Anforderungen der KassenSichV ² (Kassensicherungsverordnung), die ebenfalls genauestens befolgt werden müssen. Letztere Verordnung wird sich 2020 noch einmal verschärfen. Ideal ist es deshalb, wenn die Kassensoftware diese Ansprüche bereits jetzt erfüllt oder aber zum Stichtag unkompliziert mit den neuen Funktionen erweitert werden kann.

Quellen:

1. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2014-11-14-GoBD.html

2. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetze_Verordnungen/2017-10-06-KassenSichV.html